Paso a paso para contratar un proveedor de tecnología

Conoce las etapas que debes tener en cuenta para garantizar que al contratar un proveedor de tecnología se cumplan las expectativas y necesidades de tu empresa.

Al contratar y gestionar proveedores debemos ser cuidadosos, pues implica confiarle a terceros el suministro de un producto o servicio que necesitamos para la operación de la empresa.

Cuando se trata de proveedores de tecnología, es muy importante establecer desde el inicio cuáles serán las reglas de juego que se llevarán a cabo en la relación comercial.

Debes tener claro cuál es el propósito para el que lo buscas, de manera que sepas qué vas a contratar. Una vez esté clara la necesidad, estos son los pasos que debes seguir.

1. Que tu primer filtro sea solicitar información
Existen dos documentos estándar a nivel internacional llamados RFI (Request for Information), o solicitud de información, y RFP (Request for Proposal) o solicitud de propuesta. Envíaselos a los proveedores interesados. Comienza por el RFI, donde te enviarán información básica sobre sus actividades. Con esta podrás evaluar si cumplen con las condiciones necesarias.

2. Continúa con la solicitud de propuesta
Luego de evaluar las respuestas del RFI te recomendamos elegir al menos a cinco proveedores que seguirán en el proceso. A estos les envías el RFP, donde especificarás con mayor detalle tu necesidad y les pedirás documentación como:

• Propuesta de costos.
• Referencias comerciales.
• Validación de su experiencia.
• Comprobantes de asuntos éticos, transparencia y cumplimiento.

3. Escoge el proveedor que más te guste y legaliza su contratación
Con la evaluación de los RFP podrás tomar la decisión más acertada que cumpla con tus expectativas. Luego inicia el proceso de legalización de su contratación en el que debes establecer todos los acuerdos basados en los requerimientos técnicos y legales.

¡Importante! Especifica en el contrato temas como: niveles de servicio, la forma en la cual realizarás la auditoría de su cumplimiento, manejo de licencias y compra de equipos (en caso de que aplique) que se utilizarán en la realización de sus actividades, acuerdos de confidencialidad y de garantías, entre otros.

4. Determina la forma de pago y las cláusulas de incumplimiento
Antes de legalizar el contrato establece cómo y cuándo se hará el pago por el cumplimiento de los niveles de servicio, aclarando las fechas en las que el trabajo debe ser entregado o terminado según las condiciones del acuerdo.

Además, contemplen las cláusulas de incumplimiento a partir de lo que negocien. Sea que el proveedor les incumpla, o sea tu empresa la que le incumpla al proveedor, garanticen, a través de las cláusulas, que se respeten los derechos de cada uno.

5. Inicio del suministro del producto o del servicio
Cuando firmen el contrato y cumplan con todos los pasos legales, establezcan la fecha de inicio del suministro. Este es un proceso clave para escoger al proveedor adecuado.

Si sigues estos pasos puedes sentirte muy tranquilo de que elegirás al proveedor indicado que resuelva tus necesidades y garantice que la prestación del servicio se realizará cumpliendo con las expectativas.

Fecha de publicación: agosto 3 de 2022.

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