5 claves para el manejo de los proveedores de tu empresa

Contar con un respaldo comprometido con la calidad de los productos o los servicios es un punto favorable para tu compañía.

Existen distintos tipos de proveedores, por ejemplo, aquellos que suministran materias primas para la producción central de una compañía o los que proporcionan servicios o productos que permiten el funcionamiento de tu empresa​, como el proveedor de servicio de Internet, entre otros.

Debido a la importancia que tienen los proveedores en el éxito de las empresas ​te compartimos cinco claves para su manejo adecuado.

1. Tómate el trabajo de elegir bien al proveedor

La primera recomendación es que te tomes el tiempo para evaluar al proveedor y definir si es el adecuado para tu empresa. Uno de los principales factores para elegir puede ser el precio, sobre todo para compañías en crecimiento que buscan mayor rentabilidad​.

Sin embargo, hay otros aspectos como la confiabilidad. Tener la seguridad de que el proveedor enviará la cantidad indicada de materia prima el día pactado es un factor fundamental para la optimización de la producción.

También debes tener en cuenta la estabilidad; si el proveedor cuenta con amplia trayectoria en el mercado y los clientes a quienes les presta servicios tienen una buena reputación. No dejes pasar de largo aspectos como el tamaño de la compañía o dónde está ubicada, porque por pequeños que parezcan estos aspectos podrían aumentar de forma considerable la rentabilidad de tu negocio​.

2. Mejora tus relaciones comerciales

Mantener una excelente comunicación con los proveed​ores puede ayudarte de muchas formas, ya sea para obtener descuentos, recibir un mejor servicio o adquirir beneficios diferenciales.

Ten en cuenta que acceder a estos beneficios podría ayudarte a mejorar la liquidez de tu empresa y a aprender a utilizar la misma estrategia de negociación y relacionamiento con otros proveedores.

3. Coincidir con tu proveedor en sus deberes y derechos

Que cada una de las partes tenga claridad sobre los deberes y los derechos de los proveedores, es vital para mantener una excelente relación comercial. Lograrlo es sencillo; basta con compartir y evaluar la coincidencia de las políticas corporativas de cada parte. Los siguientes son algunos ejemplos de deberes y derechos básicos de proveedores:

Deberes básicos que debes requerir a tus proveedores:

• Suministrar oportunamente los productos o los servicios según lo acordado con su compañía.
• Mantener la calidad del producto o el servicio.
• Garantizar que los productos o los servicios respetan las normatividades legales vigentes.
• No divulgar información confidencial de la compañía a la que tenga acce​​so en el proceso de negociación o durante su relación comercial.

Derechos fundamentales que debes cumplirles a los proveedores:

• Conocer la información requerida para elaborar una propuesta comercial.
• Dar un trato personal idóneo por parte de los negociadores de tu empresa.
• Respetar los acuerdos pactados.
• Recibir el pago oportuno por el producto o el servicio entregado a tu compañía.

4. Asegura una relación a largo plazo

Ya lograda la buena comunicación, es fundamental mantener buenas relaciones​ comerciales y asegurar, en lo​ posible, su largo plazo. Un buen consejo para lograrlo es depurar y organizar la lista de proveedores para que todos los que queden estén alineados con tu modelo corporativo. Esto es mucho mejor que lograr acuerdos con un sinnúmero de proveedores a los que no les interesa fortalecer la relación comercial con tu empresa.

5. Reemplaza al proveedor en el momento adecuado

Es probable que tardarse en asimilar que un proveedor no es el ideal te genere inconvenientes en el normal funcionamiento de tu empresa. Por ello es importante que tengas en cuenta los siguientes signos de alarma con respecto a los proveedores:

• Si el proveedor incumple más de una vez en la entrega de productos o servicios.
• Si no existe confiabilidad de parte de tu empresa sobre la calidad de las entregas del proveedor.
• Si el proveedor evita las referencias de antiguos clientes.
• Si el costo de los productos del proveedor es demasiado variable o realiza cobros extraordinarios.

Recuerda que los proveedores son una fuente vital de información para evaluar el potencial de nuevos artículos, líneas de negocio y, ¿por qué no?, futuros aliados estratégicos. Una buena relación comercial con los proveedores podría ser la cuota inicial de un proyecto exitoso.

Fecha de publicación: enero 16 de 2020.
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