¿Cómo calcular y pagar la nómina de tu empresa?

Es posible que calcules y pagues la nómina de tu empresa de manera manual o automatizada. Te contamos en qué consiste cada proceso y a qué te enfrentas si no cumples la normatividad vigente.

El pago cumplido y correcto de la nómina es una de las bases en que se sostiene la salud financiera de las empresas. Realizarla de forma adecuada impacta positivamente la reputación corporativa y les brinda tranquilidad a los empleados. Este proceso, además, “garantiza el cumplimiento normativo laboral y aporta a los propósitos personales y al bienestar de los colaboradores y sus familias”, afirma Nora Helena Cadavid Velásquez, vicepresidenta de Talento Humano de SURA.

Al momento de calcular y pagar la nómina, por lo tanto, es fundamental tener claros aspectos como los datos personales y laborales de cada empleado, que deben estar completos y actualizados, y hacer con precisión la suma de lo devengado por cada persona y la resta de las deducciones. El resultado de esto es el total neto a pagar.

Formas de calcular y pagar nómina

El cálculo de la nómina se puede hacer manual o automático. En ambos casos requieres los mismos datos del trabajador y de su contrato, pero hay diferencias en cuanto a lo que cada proceso se tarda y sus condiciones de seguridad. “El camino manual se hace en una hoja de cálculo en Excel por medio de fórmulas. Ingresas ahí la información con mucho cuidado para no cometer errores en la digitación. En la opción automatizada, por el contrario, un sistema o software se encarga de generar el valor a pagar cuando digitas el horario y las novedades del empleado, así que todo es más ágil”, dice Nancy Verdeza, contadora pública.

Para Nora Cadavid, lo ideal es que la nómina se calcule con un sistema o plataforma que cumpla la normatividad establecida por el Ministerio del Trabajo (sobre todo si la empresa tiene más de diez empleados) y esté acorde con los pilares de la estrategia de la compañía. Por ejemplo: Nominapp, Siigo o Mega Nómina. Asimismo, recomienda:

• Pagar de forma correcta y oportuna las prestaciones sociales legales de acuerdo con el salario base: auxilio de transporte o dotación (si la persona gana hasta dos salarios mínimos mensuales legales vigentes, SMMLV), cesantías, intereses de las cesantías, prima de servicios, salud y pensión, riesgos laborales, caja de compensación familiar, entre otras que hayan sido pactadas.
• Realizar los pagos y cotizaciones al Sistema de Seguridad Social de acuerdo con los parámetros definidos por la normatividad laboral vigente.
• Conservar los soportes de pago de seguridad social.
• Disponer de un medio de consulta con el detalle de nómina para los empleados.
• Conectar el pago de nómina con el registro contable de la organización.
• Hacer los pagos a los empleados por transferencia bancaria.

Respaldo legal que tienen los empleados

Ten en cuenta que los colaboradores están protegidos por entes como el Ministerio del Trabajo, que vela por el cumplimiento de lo estipulado en el Código Sustantivo del Trabajo, y la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales, que gestiona el pago correcto de los aportes al Sistema Integral de Seguridad Social y Parafiscales.

Reducir el salario sin autorización, liquidar inadecuadamente la nómina o no pagar los aportes a la seguridad social son faltas que pueden ocasionar sanciones a tu empresa, afirma Luis Fernando Montoya Valle, abogado especialista en derecho laboral y relaciones industriales. El experto explica las consecuencias de no obedecer la normatividad:

• Ser sujeto de una demanda judicial por la que deberás pagar los reajustes y una indemnización moratoria, que corresponde a un día de salario por cada día de retraso en los primeros veinticuatro meses.
• Imposición de multas de entre uno y 5000 SMMLV.
• Ser sancionado por inexactitudes en el pago de los aportes a la seguridad social en salud, pensiones, ARL o parafiscales. Te podrán imponer penalizaciones cuyo valor oscila entre el 35 y el 60 % del valor correspondiente al ajuste.

Sea que calcules la nómina en tu empresa de manera manual o automática, amplía la información sobre el tema en la siguiente infografía.

Fecha de publicación: septiembre 17 de 2021.

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