A pandemia do coronavírus alterou drasticamente a realidade das empresas de uma hora para a outra. Os processos, que eram conduzidos presencialmente nos escritórios das empresas, tiveram que passar a ser operados remotamente, através do home office. Muitas empresas não estavam preparadas (ou ainda não estão) para adaptar os seus processos para o digital.

A Heineken¹ é um exemplo de empresa que se estruturou e se adaptou bem às mudanças. Em janeiro de 2021 saiu a decisão que todos os seus 1,3 mil funcionários das áreas corporativas irão trabalhar definitivamente no sistema de home office, mesmo após o fim da pandemia. A empresa já tinha a ambição de ser a cervejaria mais conectada do mundo, por isso não foi por conta da pandemia que ela começou a trabalhar neste sentido. Ela já estava trabalhando para ser digital muito antes disso.

Sabemos que não é mais um fenômeno momentâneo, mas que a digitalização das empresas é, e será, muito importante na gestão de todos os processos. Quem estiver melhor adaptado terá melhores chances de sair bem sucedido no futuro.

Portanto, como as empresas podem melhorar os seus processos remotos com as equipes em home office?

Vamos pegar um exemplo prático de uma agência de publicidade e propaganda. Antes da pandemia, estavam todos no escritório aonde os clientes iam para reuniões presenciais lá. As equipes se reuniam constantemente, conversavam nas mesas uns dos outros ou trocavam ideias no cafezinho.

Vamos supor que a empresa do exemplo acima não se preparou digitalmente da melhor forma. Ela continua atendendo os clientes, mas as reuniões são online, através de ferramentas como Zoom, Meet, Teams ou qualquer outra. O andamento dos processos é todo acompanhado por e-mails com o envio dos arquivos em anexos, podendo se perder ao longo de tantos e-mails. A agilidade de antes pode estar comprometida e o gestor pode ficar “às cegas”, sem saber exatamente em que etapa ou com quem está o processo.

A implantação de uma ferramenta de gestão de processos (BPM), como o Protarefa, pode ajudar muito na digitalização dos processos. Para ajudar a empresa acima, o primeiro passo seria o de mapear todos os processos, responsáveis de cada etapa e tempos previstos entre cada tarefa. Após a implantação do sistema os processos passariam a ser acompanhados dentro dele.

Imagine que no início de um projeto novo com um novo cliente nessa agência, a primeira etapa de alinhamento do Briefing seja conduzida pelo João. Ele anexará todos os arquivos referentes à esta etapa diretamente no sistema e assim que terminar, a ferramenta automaticamente aciona a Maria, responsável pela próxima etapa de produção de conteúdo. Da mesma forma ela conduzirá todas as discussões da etapa, anexará todos os documentos e assim que concluir a parte dela, passará para o próximo profissional e assim por diante. E imagine que o Roberto é o gerente da carteira e consegue acompanhar online todas as etapas através do sistema.

Resumindo, é isso que um sistema de gestão de processos irá trazer para a empresa no final: agilidade, controle, acompanhamento preciso, clareza das informações, menos retrabalhos, reuniões mais objetivas e um cliente final mais satisfeito, já que o produto/serviço poderá ser entregue com qualidade melhor e tempo menor.

Fonte: Protarefa 

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