Seguramente has tenido que tratar con datos de muchas personas como una de tus medidas frente al covid-19. Dada la tendencia digital, los datos personales adquieren una protección especial.

 

Aquí te resolvemos algunas dudas que puedes tener frente al tema.

¿Sabes qué son los datos personales sensibles?

Son cualquier tipo de información que permita identificar a una persona. Pueden ser públicos, cuando están en los registros públicos; o privados, cuando le conciernen solo al dueño, como su número de teléfono o dirección de residencia.

Si esta información puede generar que la persona sea discriminada, hablamos de datos sensibles. Todos los datos de salud son considerados de este tipo, y su protección y administración adecuada es fundamental.

¿Qué datos les puedo pedir a mis clientes durante el covid-19?

Puedes solicitarles aquellos datos que te ayuden a identificar a la persona y hacer un cerco epidemiológico de ser necesario, siempre y cuando expliques cuál es el motivo y pidas una autorización para tratarlos.

¿Pueden ser de salud?

Sí. Durante la pandemia tienes la obligación de preguntarle a un cliente que te visite si ha tenido síntomas relacionados con el covid-19 y tomarle su temperatura.

¿Con fines comerciales?

También. Como el número de teléfono o el correo electrónico para el envío de publicidad, o su dirección cuando debes hacer entrega de algún producto, pero siempre tendrás que pedir autorización para hacerlo.

¿Y a mis colaboradores?

Puedes solicitarles sus datos de salud como una medida de control interna, pero recuerda, siempre debes comunicarles la intención y contar con su autorización.

¿A quién le puedo entregar esos datos?

Los puedes compartir únicamente con el dueño del dato, un tercero autorizado por el titular o alguna entidad pública que lo requiera, cuando esté en el ejercicio de sus funciones.

¿Cómo consigo la autorización de mis clientes?

Antes de recolectar información personal, le debes comunicar al cliente cuál es el motivo. La manera más adecuada es por medio de un consentimiento escrito. Es importante que solo la utilices para los fines acordados.

¿Cuáles son los derechos que tienen mis clientes y colaboradores?

Según la Constitución Política de Colombia, el habeas data es un derecho fundamental. Significa que toda persona tiene el derecho de conocer, actualizar, rectificar o suprimir la información que esté registrada en bases de datos públicas y privadas.

Debes garantizar que esto se cumpla y velar por la protección de su información.

¿Hay alguna medida del gobierno colombiano en el tiempo de pandemia?

No se ha expedido una norma oficial para el manejo de los datos personales, pues sigue vigente la Ley 1581 de 2012, que regula la protección de los derechos de las personas frente a su manejo.

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¿Cómo se protegen los datos personales?

No todo el personal dentro de la empresa puede tener acceso a estas bases de datos. Lo recomendado es que los datos sensibles, estén a cargo de una persona del área correspondiente para hacer su tarea específica.

Algunos consejos para evitar prácticas indebidas son:

  • Tener siempre la autorización del titular para el tratamiento de sus datos personales.
  • Contar con una política de protección de datos personales.
  • Implementar una gestión adecuada de las solicitudes que hagan los clientes sobre sus datos.
  • Utilizar mecanismos de protección tecnológicos para evitar que los datos se pierdan o sean robados.

Hacer un uso indebido de los datos personales puede implicar un riesgo de reputación para tu empresa o, incluso, puedes enfrentar sanciones económicas y administrativas.

En Empresas SURA te acompañamos y te asesoramos en el manejo adecuado de los datos personales.

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Fuentes:

  • María Alejandra Bernal, abogada especialista SURA Colombia.
  • Christian David Riviera, abogado especialista SURA Colombia.
  • Juan Carlos Gómez, abogado especialista SURA Colombia.

 

Fecha de publicación: octubre 16 de 2020.

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