Sin importar si tu empresa es grande, mediana o pequeña, en cualquier momento puede enfrentarse a un evento de riesgo o crisis que interrumpa su operación. Por eso es necesario protegerse con procedimientos que te permitan responder y actuar de la mejor forma para restablecer las actividades.

 

Las compañías están expuestas a múltiples riesgos, cada vez más complejos e interconectados. Hablar de la continuidad del negocio implica tratar con la interrupción, la incertidumbre y el cambio de una manera clara, coherente y con los recursos adecuados. Contar con un plan de continuidad permite a cualquier empresa identificar el impacto de posibles pérdidas y definir planes viables de recuperación.

Por eso, es clave estar siempre preparado con un protocolo de actuación para poder anticiparse, saber cómo responder y reestablecer las actividades de la empresa. Aquí te presentamos una breve guía con los pasos que debes seguir.

Paso 1. Conforma un comité de continuidad y de manejo de crisis

Cuando en tu compañía se presente un evento de riesgo que interrumpa la operación o una crisis, es importante contar con un comité que será el encargado de gestionar y tomar decisiones claves para superarla, y así garantizar la continuidad del negocio.

Paso 2. Determina el alcance del plan y los responsables de liderarlo

Decide lo que quieres lograr con el plan de continuidad en caso de una interrupción; por ejemplo, reducir el tiempo de recuperación y las probables pérdidas económicas o disminuir el riesgo de errores.

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Paso 3. Analiza e identifica los riesgos de interrupción

En este paso la tarea es establecer los procesos o servicios críticos del negocio. Entre otras actividades, debes identificar los riesgos de interrupción mediante el análisis BIA o análisis de impacto en el negocio; este te ayudará a estimar qué podría verse afectado y cuáles serán las consecuencias sobre los procesos y servicios. Adicionalmente, mediante el análisis de riesgos debes identificar y valorar las amenazas, su impacto sobre los activos y la probabilidad de su ocurrencia.

Paso 4. Define la estrategia de continuidad

Esta debe dar respuesta a los riesgos identificados en el paso anterior. Además, debes determinar si, en caso de una crisis o desastre, la empresa tiene la capacidad para recuperar los activos que soportan los procesos críticos en el tiempo necesario. En caso de no ser así, debes establecer las estrategias de recuperación.

 Paso 5. Elabora e implementa el plan

Para esto, ten en cuenta las actividades identificadas en los procesos, las herramientas tecnológicas, los recursos necesarios para garantizar la disponibilidad de los productos y servicios, las líneas de comunicación con los diferentes grupos de interés y la articulación con el plan de respuesta a emergencias.

Además, es importante que:

  • Definas una hoja de ruta para la implementación del ciclo de vida de la continuidad del negocio.
  • Cuentes con el presupuesto aprobado y tengan acuerdos con los aliados estratégicos para activar el plan.
  • Monitorees el desarrollo de las actividades para cumplir con el restablecimiento de la entrega de productos y servicios.
  • Determines acuerdos para operaciones alternas.
  • Capacites al personal de la empresa, establezcan victorias tempranas y entreguen resultados de manera ágil a los colaboradores para fomentar su participación y reconocer su esfuerzo.

Paso 6. Pon la empresa en modo de prueba

Realiza ejercicios y pruebas a los procedimientos y actividades definidas en el plan de continuidad de la empresa para demostrar su eficacia, involucrando a los actores claves internos y externos, así como la capacidad de los equipos para aprender y adaptarse cuando sea necesario.

Así podrás enfrentar, de la mejor forma posible, una interrupción en el futuro. 

En Empresas SURA te acompañamos con formación y herramientas para tu plan de  continuidad. Contáctanos aquí.

Fuente: Edison Flórez Tamayo, director Administración de Riesgos, Regional Centro,  Seguros SURA Colombia.

 

Fecha de publicación: octubre 16 de 2020.

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