Aprende a gestionar los recursos tecnológicos de tu empresa

Los recursos tecnológicos son esenciales para tu empresa. Saber cómo manejarlos implica planear, sensibilizar, asesorarte, diseñar planes de obsolescencia y contingencia, y tener presente la ciberseguridad. Te compartimos algunas recomendaciones para su gestión.  

Si hay algo que adquirió especial relevancia con la pandemia fueron los recursos tecnológicos. De la noche a la mañana, las empresas tuvieron que cambiar sus modelos de trabajo, enviando el personal a casa o implementando protocolos de bioseguridad para operar. En cualquier escenario, la tecnología ha sido un factor clave, ya sea para mantener la conectividad o para optimizar los procesos productivos.

Por eso hoy, más que nunca, gestionar adecuadamente los recursos tecnológicos de tu compañía es una prioridad. ¿Qué implica esto?, ¿cómo hacerlo?, ¿por dónde empezar? Desde Empresas SURA queremos acompañarte en el proceso y por eso compartimos contigo seis pasos primordiales para lograrlo. 

Paso 1: planea tu inversión

Define el objetivo al que apuntarás con la gestión de los recursos tecnológicos, así como los medios que usarás para lograrlo. Haz proyecciones a mediano y largo plazo, consciente de que la tecnología apalanca el negocio y los modelos a ejecutar.

Cuando inviertas en recursos tecnológicos, ten en cuenta sus ventajas y desventajas, solicita mínimo tres cotizaciones de proveedores y analiza a cuáles podrían adaptarse más fácil tus colaboradores. Aprovecha las pruebas gratuitas que ofrecen en el mercado, experimenta con ellas y permite que tus trabajadores opinen sobre las herramientas de trabajo que van a apalancar los procesos.

Paso 2: pide asesoría o define un responsable

Pedir ayuda a un experto o designar a un responsable para implementar el plan de adopción y gestión de recursos tecnológicos es fundamental. Así garantizas que habrá alguien que haga seguimiento y construya en equipo para cumplir los objetivos empresariales.

Elige a una persona con visión amplia, capaz de asumir la estrategia, los canales digitales y la gestión interna. Recuerda que en Empresas SURA siempre podrás contar con asesorías en este y otros temas.

Paso 3: gestiona el cambio

Para que este proceso tenga éxito es clave sensibilizar a tus colaboradores. Cuéntales por qué se están incorporando nuevas tecnologías; cuáles cambios se implementarán, ya sea de plataformas, procesos, modelos de trabajo o de negocio; y sé claro sobre lo que esperas de ellos para posibilitar el cambio.

Igualmente, entrégales las herramientas necesarias y fórmalos para que adquieran competencias y capacidades que les permitan desempeñar sus roles con los nuevos recursos tecnológicos. Propicia un buen ambiente de trabajo, teniendo como base la comunicación, para que los equipos estén alineados y conectados. Es importante que les des tranquilidad y les expliques que el cambio se traducirá en beneficios para todos.

Paso 4: diseña un plan de obsolescencia 

Una vez que gestionas los recursos tecnológicos, diseñar un plan de mantenimiento y renovación te permitirá tomar decisiones pensando en el futuro de tu negocio. En ese sentido, mantén un control del inventario de todos los activos tecnológicos, teniendo en cuenta aspectos como:

• A cargo de quién está cada dispositivo.
• Cada cuánto se les realiza soporte técnico. 
• Estado de las licencias y sus renovaciones.
• Proyecciones de compras (si las hay).
• Tipos de herramientas que se están utilizando y su programación de mantenimiento. 

Anticípate: no esperes a que ocurra una falla para actuar y que esto implique la caída de tus operaciones.

Paso 5: plan de contingencia y continuidad

Nadie está exento de un evento que afecte tus recursos tecnológicos y tus actividades. Por eso es fundamental que haya una matriz de riesgos con sus posibles impactos. Trabaja en un plan de contingencia y continuidad que te permita establecer una ruta para dar respuesta a esos imprevistos que pueden presentarse. Este debe considerar planes operativos de recuperación y atención a incidentes. 

De igual forma, implementa un plan de pruebas, mantenimiento y revisión en el que observes, en un entorno controlado, qué pasa si falla un canal digital, cómo restablecerlo y cuánto te demoras en ello. De ser necesario, activa un plan operativo externo que garantice la continuidad de la operación.

Paso 6: crea un plan de ciberseguridad

Con el auge de internet aumentó la actividad de los ciberdelincuentes. Por eso debes establecer un plan con prioridades, responsables y los recursos tecnológicos necesarios para mejorar el nivel de ciberseguridad. 

Dicho plan debe garantizar la protección de la información tanto de la empresa como de empleados, proveedores y clientes, en conjunto con tus recursos tecnológicos.

Empresas SURA te acompaña en la gestión de tus recursos tecnológicos

Pensando en ti y en tu equipo de trabajo, tenemos disponibles servicios relacionados con control de inventarios de software, hardware y seguridad, así como asesorías personalizadas en las categorías que tiene la vertical de Tecnología y Transformación Digital: infraestructura, soluciones de herramientas, seguridad, manejo de la información, transformación digital y temas regulatorios.

Protección digital asegurada para tu empresa

Proteger la información y el patrimonio de tu compañía es clave para la competitividad. Desde SURA te acompañamos en esa tarea con el Seguro de Protección Digital para Empresas, con el que puedes cuidar tu negocio, información y reputación de ataques de virus informáticos o ciberdelincuentes, así como de eventuales errores que puedan cometer tus empleados, entre otros riesgos.

Fuentes:

Paula Andrea Guzmán H., analista de Transformación Digital, Empresas SURA Colombia.
Ricardo Pabón M., especialista de Tecnología, Empresas SURA Colombia.

Fecha de publicación: marzo 26 de 2021.