Gestión de proveedores
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Claves para hacer contratos con tus proveedores

3 agosto 2022 Revista Empresas SURA

Cuando firmas un contrato con un proveedor, ambas partes deben asumir obligaciones, deberes y derechos, así como su capacidad para cumplirlos. Aquí te damos unas recomendaciones claves para tener un buen entendimiento con tus contratistas. 

  1. El procedimiento contractual debe estar por escrito y ser conocido por todos los empleados relacionados con este tipo de trámites. Puedes dar a conocer a los involucrados en el proceso los manuales de contratación, proveedores y supervisión, entre otros.
  2. En los casos en que sea necesario, solicita garantías para el cumplimiento contractual. 
  3. Te recomendamos consagrar una cláusula donde tengas en cuenta las situaciones que se lleguen a presentar por fuerza mayor y caso fortuito que puedan afectar el cumplimiento del contrato dentro de las condiciones estipuladas y el tratamiento que se daría.
  4. Revisa las obligaciones tanto para el contratista como para el contratante, por ejemplo, la de otorgar garantías correspondientes al objeto a cumplir. 
  5. Evita la implementación de minutas de contratos desactualizados o que contengan cláusulas que no se apliquen al negocio.
  6. Establece mecanismos de solución de conflictos y mecanismos de arreglo directo entre las partes en caso de que se presenten desacuerdos durante la ejecución del contrato.
  7. En los casos que amerite, nombra e integra como anexos al contrato el pliego de condiciones y/o la invitación a ofertar, pues estos se convertirán en documentos de obligatorio cumplimiento durante la ejecución del contrato.
  8. Establece plazos cumplibles frente a las obligaciones a contraer por cada una de las partes y evita ambigüedades en las cláusulas del contrato.
  9. Establece y limita las causales eximentes del cumplimiento de las obligaciones contractuales dentro del mismo contrato (caso fortuito, fuerza mayor, hecho de un tercero, culpa exclusiva de la víctima-contratante). 
  10. Para que la ejecución de los contratos sea satisfactoria, hazle seguimiento y control hasta la correspondiente liquidación.
  11. Te aconsejamos que el contrato quede consagrado en cabeza de quien estará a cargo de la vigilancia de este. Deberás hacer un control periódico del presupuesto del contrato y generar las alertas del caso que se presenten, al igual que las que se vayan revelando en cualquier aspecto durante la ejecución del contrato.
  12. Adopta las medidas administrativas y legales necesarias, como la suspensión del contrato, modificación del plazo, prórroga de pólizas o elaboración de otrosíes, para salvaguardar los intereses de cada una de las partes frente a los incumplimientos que se pudieran llegar a presentar y a la ocurrencia de hechos de fuerza mayor o caso fortuito que afecten su correcta ejecución o su ecuación financiera.
  13. Es determinante que informes a la aseguradora encargada de expedir pólizas que hayan sido otorgadas por ocasión del contrato si hay necesidad de modificarlo y suscribir un otrosí para su cumplimiento.
  14. En caso de que alguna de las partes identifique que posiblemente se dio lugar a un incumplimiento de las prestaciones pactadas en el contrato, deberá valorar si este hace parte de las obligaciones principales, si es un incumplimiento reiterado y si es notorio.

Fuente: Santiago Guzmán Durango. Especialista legal, Empresas SURA Colombia.

Fecha de publicación: agosto 3 de 2022.

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