Cuando firmas un contrato con un proveedor, ambas partes deben asumir obligaciones, deberes y derechos, así como su capacidad para cumplirlos. Aquí te damos unas recomendaciones claves para tener un buen entendimiento con tus contratistas.
- El procedimiento contractual debe estar por escrito y ser conocido por todos los empleados relacionados con este tipo de trámites. Puedes dar a conocer a los involucrados en el proceso los manuales de contratación, proveedores y supervisión, entre otros.
- En los casos en que sea necesario, solicita garantías para el cumplimiento contractual.
- Te recomendamos consagrar una cláusula donde tengas en cuenta las situaciones que se lleguen a presentar por fuerza mayor y caso fortuito que puedan afectar el cumplimiento del contrato dentro de las condiciones estipuladas y el tratamiento que se daría.
- Revisa las obligaciones tanto para el contratista como para el contratante, por ejemplo, la de otorgar garantías correspondientes al objeto a cumplir.
- Evita la implementación de minutas de contratos desactualizados o que contengan cláusulas que no se apliquen al negocio.
- Establece mecanismos de solución de conflictos y mecanismos de arreglo directo entre las partes en caso de que se presenten desacuerdos durante la ejecución del contrato.
- En los casos que amerite, nombra e integra como anexos al contrato el pliego de condiciones y/o la invitación a ofertar, pues estos se convertirán en documentos de obligatorio cumplimiento durante la ejecución del contrato.
- Establece plazos cumplibles frente a las obligaciones a contraer por cada una de las partes y evita ambigüedades en las cláusulas del contrato.
- Establece y limita las causales eximentes del cumplimiento de las obligaciones contractuales dentro del mismo contrato (caso fortuito, fuerza mayor, hecho de un tercero, culpa exclusiva de la víctima-contratante).
- Para que la ejecución de los contratos sea satisfactoria, hazle seguimiento y control hasta la correspondiente liquidación.
- Te aconsejamos que el contrato quede consagrado en cabeza de quien estará a cargo de la vigilancia de este. Deberás hacer un control periódico del presupuesto del contrato y generar las alertas del caso que se presenten, al igual que las que se vayan revelando en cualquier aspecto durante la ejecución del contrato.
- Adopta las medidas administrativas y legales necesarias, como la suspensión del contrato, modificación del plazo, prórroga de pólizas o elaboración de otrosíes, para salvaguardar los intereses de cada una de las partes frente a los incumplimientos que se pudieran llegar a presentar y a la ocurrencia de hechos de fuerza mayor o caso fortuito que afecten su correcta ejecución o su ecuación financiera.
- Es determinante que informes a la aseguradora encargada de expedir pólizas que hayan sido otorgadas por ocasión del contrato si hay necesidad de modificarlo y suscribir un otrosí para su cumplimiento.
- En caso de que alguna de las partes identifique que posiblemente se dio lugar a un incumplimiento de las prestaciones pactadas en el contrato, deberá valorar si este hace parte de las obligaciones principales, si es un incumplimiento reiterado y si es notorio.
Fuente: Santiago Guzmán Durango. Especialista legal, Empresas SURA Colombia.
Fecha de publicación: agosto 3 de 2022.
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