Facturación electrónica para independientes

Desde el 2017 se ha empezado a implementar el sistema de facturación electrónica como soporte de las transacciones de compra y venta de bienes o servicios. Este método busca simplificar no solo los procesos para grandes compañías, sino también para pequeños empresarios e independientes.

En los últimos años, Colombia ha buscado avanzar en materia de crecimiento y cumplimiento de la normatividad tributaria. Con el fin de lograrlo, ha implementado la facturación electrónica como evolución de la factura en papel. Esta tiene la misma efectividad legal, pero se genera, valida, expide, recibe, rechaza y conserva de forma electrónica. 

La migración de los procesos de facturación permite simplificar los trámites de cualquier negocio en relación con la gestión documental. A favor de esto, el mercado colombiano ha buscado unificar los procesos, haciendo de la facturación electrónica una obligación tributaria para el soporte de las transacciones.

La importancia de la facturación electrónica:

Existen razones por las cuales el paso a medios electrónicos resulta beneficioso para las compañías e independientes. Es importante recordar que ya son numerosas las compañías que hacen uso de estas tecnologías y se vuelve indispensable para cualquier contratación el manejo de un mismo método de facturación.

Para los independientes, la transformación de los datos podría implicar la consolidación de un negocio, pues muchas organizaciones solo contratan a aquellos que cuentan con este sistema. Asimismo, podría representar beneficios de caja, facilidad en el acceso a la información y simplificación de los procesos. 

Beneficios de la facturación electrónica:

• Ahorra tiempo.
• Automatiza y minimiza los procesos manuales.
• Genera soporte de ingresos y gastos de los contribuyentes bajo un mismo marco.
• Permite devoluciones y declaraciones automáticas.
• Reduce costos frente al papel.
• Optimiza la búsqueda de documentos.
• Fomenta la desmaterialización de documentos de negocio.
• Potencializa el factoring electrónico.
• Mejora la relación con clientes y proveedores.
• Permite mayor seguridad, al ser difícilmente falsificable. 
• Facilita el intercambio de documentos.

¿Cuál es el proceso cuando ya estás facturando electrónicamente? 

1. Elaborar la factura electrónica de venta conforme a los requisitos normativos y al anexo técnico vigente, por medio del software de facturación elegido.
2. Esta factura electrónica (XML) se envía directamente a la DIAN para que sea validada y cuente con la aceptación de esta entidad.
3. Cuando la factura esté validada, se entrega, vía correo electrónico en un archivo .ZIP, el XML y la representación gráfica (PDF) al adquirente de la factura. 

¿Cuál es la normatividad vigente en facturación electrónica?

Actualmente, las normas vigentes que regulan los temas referentes a la facturación electrónica son:

• Decreto Único Reglamentario

• Decreto 358 de 2020

• Resolución 042 de 2020

• Artículo 6: reglamenta o regula los sujetos obligados a expedir factura de venta y/o un documento equivalente.
• Artículo 11: delimita los requisitos que debe de tener la factura electrónica de venta. 
• Artículo 617: establece los requisitos de la factura de venta.

Recuerda que si deseas dar inicio al proceso de facturación electrónica o si tienes alguna duda al respecto, debes acudir a tu contador de confianza.

Fecha de publicación: diciembre 12 de 2022.

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