Covid-19 modifica el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de tu empresa

Debido a la emergencia sanitaria, varios de los procesos en tu organización, como el modelo de seguridad y salud, deben ajustarse. Conoce cómo hacerlo en favor del bienestar de tus empleados.

Lograr la permanencia y continuidad operacional de tu empresa en tiempos del covid-19 es una tarea que involucra a empleadores y trabajadores. La reactivación es un asunto de todos y en este proceso las herramientas de planeación, seguimiento y control, presentes en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST), toman relevancia.

En las nuevas formas de ejecutar el trabajo, es importante que el modelo de gestión de seguridad y salud se extienda por fuera de las organizaciones y promueva el cuidado del trabajador en su hogar y demás espacios de intervención.

El modelo brinda herramientas que, junto con los protocolos de bioseguridad, orientan la reestructuración y las acciones a tomar, puesto que, por la emergencia sanitaria, se dio el cese total o parcial de casi todas las actividades económicas.

Para esto es necesario que dicho modelo pase por una serie de ajustes. A continuación, te contamos cómo implementarlos.

¿Qué cambios requiere el sistema de gestión de tu empresa?

Lo primero es establecer un comité de reactivación. Te sugerimos que quienes lo conformen sean personas con capacidad de tomar decisiones y que tengan conocimiento de las operaciones de la organización. Considera el rol de líder o responsable de las siguientes áreas: recursos humanos, contabilidad y financiera, contratación, jurídica, compras, comercial, operación y seguridad y salud en el trabajo.

De la mano del comité, ejecuta la reestructuracion de la siguiente manera:

Gestión del cambio

Activa esta herramienta del SGSST para registrar adecuaciones físicas, definición de turnos, redistribución de áreas para garantizar el distanciamiento físico y cambios en las actividades para el cumplimiento del protocolo.

Normatividad de gobiernos locales

Para la articulación de todos los actores sociales se ha generado normatividad que regula el comportamiento de los entes del estado, las empresas y los ciudadanos. Ten en cuenta este aspecto para los procesos de reactivación de la normatividad covid en la actividad de tu sector.

En caso de que tu empresa tenga operación nacional, considera que cada gobierno local o departamental genera normas de actuación frente al virus. Esta medida es temporal, así que te sugerimos no modificar la matriz legal actual. Lo mejor es que dispongas de una nueva hoja dedicada a las normas covid-19.

Manual de funciones

Define nuevas responsabilidades en algunos cargos y socializa los cambios con los trabajadores. Deja evidencia de su divulgación: el incumplimiento de los protocolos lleva a la aplicación de medidas disciplinarias, puesto que es considerado como desacato a las medidas nacionales de atención a la emergencia sanitaria.

Ajustes a la matriz de peligros

Los siguientes son riesgos que hay que evitar en tu personal: contacto en espacios cercanos y cerrados, no usar elementos de protección, no limpiar y desinfectar el puesto de trabajo ni los equipos y las superficies de uso común, lavarse poco las manos y no reportar condiciones de salud sospechosas (propias o de personas cercanas). En www.arlsura.com ingresas al micrositio de gestión del riesgo para definir y ajustar la matriz de identificación de peligros.

Plan de trabajo

Dado que la ejecución de actividades se afectó, las prioridades cambiaron y surgieron nuevas tareas. Algunas acciones planeadas para 2020 deben proyectarse para 2021. Apóyate en el comité paritario de seguridad y salud en el trabajo (Copasst) y en los líderes de operaciones y procesos para identificar cómo se va a desempeñar la empresa durante la reactivación y lo que resta del año y, así, ajustar el nuevo plan de trabajo. Cuando esté listo, preséntalo a la gerencia para su aprobación.

Emergencias

Define un protocolo de abordaje de víctimas que contemple medidas de bioseguridad para los brigadistas y cerciórate de que estos cuenten con los elementos de protección individual necesarios. Haz un simulacro de atención por covid-19 que involucre el traslado de posibles víctimas y define una guía de actuación en caso de que se presente una emergencia por el virus que amenace la continuidad de las operaciones, de tal forma que la posibilidad de que se detengan de nuevo sea menor.

Matriz de elementos de protección personal (EPP)

Adiciona a este componente la entrega de tapabocas y gafas a todo el personal, independiente de la exposición del riesgo de su actividad. También debes entregarlo al personal administrativo.

Residuos

Incluye la disposición final de los EPP con su programación y frecuencia.

Gestión de sustancias químicas

Añade las nuevas sustancias que se utilizan para los procesos de limpieza y desinfección durante la emergencia. Igualmente, capacita al personal a cargo de usarlas en su manipulación y en la atención por posible contacto.

Proceso de compras

Contempla la modalidad de compra virtual y ajusta el proceso de recepción de insumos y materiales para cumplir las medidas de bioseguridad. Involucra a los proveedores para acordar las nuevas normas de actuación.

Orden y aseo

Aumenta las frecuencias de limpieza, incluyendo contenedores de residuos. Las rutinas de desinfección pueden sumarse a las pausas activas: capacita al personal en el aseo de áreas y herramientas y promueve jornadas de orden en las que se retiren elementos de los puestos de trabajo que no sean indispensables.

Procesos de comunicación

Valida formas y canales de comunicación virtuales protegiendo la propiedad intelectual y confidencialidad de tu empresa. Para más información, ingresa aquí.

Capacitaciones

Incluye los temas de capacitación que, por la emergencia, las diferentes resoluciones solicitan. No obstante, no dejes a un lado los asuntos de prevención del riesgo que estaban programados. Evita aglomeraciones: lo mejor es que todas las sesiones sean virtuales; procura que tu personal cuente con los medios para acceder a ellas.

Inspecciones de seguridad

Añade las inspecciones a los protocolos de reactivación. Ten en cuenta estas herramientas para tus procesos de arranque y retoma de operaciones.

Gestión y control de documentos

Mantén al día los cambios, las actualizaciones y los documentos de soporte del proceso de reactivación: protocolos sanitarios, formatos de registros y guías de actuación para el manejo de correspondencia, actividades comerciales, atención a clientes, desarrollo del trabajo presencial administrativo y operativo, entre otros. Consulta las guías para cada sector de la economía y las recomendaciones de bioseguridad para la reactivación.

Protocolos de bioseguridad

Analiza cómo el desarrollo y la implementación de los nuevos protocolos afectan los que se aplicaban antes de la emergencia y las labores de la organización. Un protocolo no debe ir en contravía de la seguridad operacional, así que este análisis debe incluir a los ejecutores de los procesos para lograr acuerdos viables.

Reinducción

Cada cambio en la operación y en la forma en cómo se gestiona la seguridad y salud en el trabajo debe ser socializado: acude a procesos de reinducción para que todo el personal tenga claridad acerca de la nueva forma de abordar sus labores. 

Vigilancia en la salud

Activa mecanismos de control y seguimiento de las condiciones de salud de tus trabajadores, incluyendo el riesgo que genera la presencia del covid-19 y su posibilidad de contagio. Actualiza la herramienta del perfil sociodemográfico para establecer las estrategias de control e impacto para el trabajador y su familia. De igual manera, intensifica los seguimientos al ausentismo y las incapacidades.

Indicadores del SGSST

Revisa los ajustes al sistema de gestión: los cambios ejecutados, sumados a los efectos del cese de actividades y los aforos máximos permitidos, podrían afectar el grado de exposición de las personas y la probabilidad de ocurrencia de eventos. Si se presentan cambios en la densidad poblacional de la empresa, ajusta la formulación de las metas.

Por último, analiza la inclusión de indicadores de gestión para evaluar el impacto de las medidas de control tomadas por el covid-19. Ten en cuenta estos: frecuencia y severidad de la accidentalidad, proporción de accidentes de trabajo mortales, prevalencia de la enfermedad laboral, incidencia de la misma y ausentismo.

Fecha de publicación: diciembre 16 de 2020.