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6 cosas que debes saber sobre el delegado de protección de datos: la nueva figura de las empresas
2 octubre 2018
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La información de los clientes es un activo esencial de las empresas. Ante los riesgos digitales y la regulación, un nuevo rol para hacer esta gestión.
En muchos sectores es normal que se les tome información personal a los clientes para construir una base de datos y usarla en actividades de mercadeo. Sin embargo, desde 2012 entró en vigor la Ley Estatutaria 1581, Habeas Data, que les exige a las compañías ser más rigurosas con el tratamiento de estos registros.
Diferentes empresas de nuestro país tienen el deber de implementar esta normativa, que implica la designación de los llamados delegados de protección de datos (DPD), quienes básicamente son los encargados de que dicha normativa se cumpla con el fin de evitar inconvenientes legales.
¡No te confundas con esta normatividad! Te enseñamos todo lo que debes saber sobre el DPD.
1. ¿Qué dice la ley de protección de datos?
La Ley 1581 de 2018 es una oportunidad para evaluar a tu negocio desde el aspecto operacional del manejo de la información. Esta norma te ayuda a definir los canales de atención al público, los tipos de datos que manejas y los responsables. Además, define las fechas en las que se deben reportar las bases de datos a la Superintendencia de Industria y Comercio:
- Hasta el 31 de enero de 2018: los responsables del tratamiento, personas jurídicas de naturaleza privada y sociedades de economía mixta inscritas en las cámaras de comercio.
- Antes del 31 de enero de 2019: los responsables del tratamiento, personas naturales, entidades de naturaleza pública distintas de las sociedades de economía mixta y personas jurídicas de naturaleza privada que no están inscritas en las cámaras de comercio.
2. ¿Necesitas un DPD?
Esta figura no es necesaria en todas las empresas, únicamente en:
- Entidades públicas.
- Organizaciones cuyo tratamiento de datos sea a gran escala (manejo masivo de datos), sin importar si son grandes o pequeñas.
- Empresas que posean datos que lleven protección especial o sensible como temas de salud y sicológicos, religión, lugar de residencia, orientación sexual, entre otros.
- Compañías que hagan monitoreo constante, periódico y sistemático de los titulares de información personal.
3. Diferentes formas de contratación
Según tus condiciones, puedes incluir al DPD dentro de tu nómina, o manejar con él un contrato de prestación de servicios. Sea cual sea el caso, es fundamental que trabaje con independencia y alejado de instrucciones o direccionamientos que predispongan su labor.
4. Una labor de asesoría y supervisión
Los DPD también deben tener un conocimiento amplio en derecho y temas legales, por lo que pueden servir como asesores de tu compañía. También supervisarán que se cumplan las directrices para la protección de datos y serán generadores de conocimiento e información en este campo. Asimismo, será un interlocutor con la autoridad de control de la protección de datos encargada.
5. Facilitadores de la comunicación
Piensa en el DPD como un interlocutor con los ciudadanos que buscan hacer valer sus derechos ante las organizaciones. Es más, puedes compararlos con los defensores del televidente, quienes son los intermediarios entre los diferentes canales y el público general.
Los usuarios que se sientan afectados por el manejo de sus datos personales y busquen empezar un proceso de queja o compensación, pueden comunicarse directamente con este empleado para tratar todo lo concerniente al tratamiento de los datos y conocer sus derechos.
6. Debes validar sus aptitudes
Las capacidades de la persona designada para esta labor deben ser puestas a prueba dentro de la empresa. La implementación de la ley de protección de datos personales se debe acompañar de un proceso de capacitación, si se nombra como delegado a alguien que ya sea parte de la compañía, o de un cuidadoso proceso de selección si se trata de una persona externa. Existen certificaciones para poder ejercer como DPD, las cuales se van actualizando según necesidad.
En SURA aseguramos el logro más importante del empresario, seguir creando empresa.
Fecha de publicación: octubre 2 de 2018.
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